Sarana prasarana kantor

Sarana dan Prasarana perkantoran

     1. Pengertian

Sarana adalah barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Contoh mobil, komputer, pulpen, kertas, tinta printer, dll.
  Prasarana adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. contoh gedung kantor.

2.     Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

1.     Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1.     Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :

• Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
• Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
• Berbentuk buku, antara lain :
• Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
• Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.
• Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.
• Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
• Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
• Peta kota-kota besar.
• Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
• Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
• Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.
• Buku catatan keuangan.
• Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2.     Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :

• Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.

• Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

2.     Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

1.     Mesin diftafon

yaitu satu diantara mesin kantor yang dimaksud sebagai mesin dikte atau mesin imla. Mesin diktafon dipakai dalam soal mencatat surat, kata untuk kata dari dikte yang dikerjakan dengan cara lambat-lambat, hingga mesin ini sangat mungkin supaya kata itu bisa dicatat jadi tulisan oleh seseorang pegawai.

2. Mesin Komputer

Mesin computer bisa disebutkan sebagai mesin kantor yang serbaguna. Mesin computer bekerja dengan memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengeloaan data yang luas serta bermacam. Diluar itu, terkecuali dapat memproses data mesin computer dapat juga dipakai dalam menaruh data dengan kemampuan yang begitu besar.

3. Mesin stensil

Mesin stensil termasuk juga satu diantara mesin pengganda dokumen yang ada banyak dipakai di kantor – kantor sampai saat ini. Berdasar pada langkah kerja mesin stensil, ada dua penggolongan yaitu mesin stensil manual serta mesin stensil listrik

4. Mesin scanner

Mesin scanner termasuk juga semacam mesin pengganda yang bisa menyalin lagi kembali beragam sistem, keadaan atau kondisi fisik satu lembaran atau kertas lewat pembuatan master sheet lewat cara merekam.
Mesin scanner bekerja seperti mesin foto copy yang bisa menyalin satu dokumen. Bedanya, pada hasil copy dari mesin scanner, bukanlah ada dibawah tetapi selain dokumen aslinya.

6. Mesin facsimile

Mesin faksimile dimaksud sebagai mesin telecopier yang bisa bekerja untuk memindahkan data dari satu computer serta segera mencetaknya di beberapa tempat baik dekat atau jauh, bahkan juga hingga ke lintas negara. kebanyakan mereka sudah menggunakan mesin yg lebih canggih.
Mesin faksimile dimaksud sebagai copying machine lantaran dapat kirim info atau dokumen di beberapa tempat kurun waktu relatif singkat.

Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

6.     Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :

• Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
• Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.