1. Pengertian
Sarana adalah barang atau benda bergerak
yang dapat dipakai sebagai alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja.
Contoh mobil, komputer, pulpen, kertas, tinta printer, dll.
Prasarana adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. contoh gedung kantor.
Prasarana adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. contoh gedung kantor.
2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1.
Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office
Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor
adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan
kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih
cepat, tepat, dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor
dibedakan menjadi 2, yaitu :
1.
Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari
bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :
- Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
- Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas
lembaran).
- Berbentuk buku, antara lain :
- Buku catatan (block note) yaitu
buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
- Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang
informasi yang berkaitan dengan organisasi.
- Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang
daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang
khususnya sering melakukan kerjasama.
- Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon
dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting
lainnya.
- Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
- Peta kota-kota besar.
- Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang
informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
- Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat
tamu yang datang ke perusahaan.
- Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat
keluar masuknya surat setiap hari.
- Buku catatan keuangan.
- Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
2.
Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari
penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :
- Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor
yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak
tahan lama.
- Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda
kantor yang penggunaannya tahan lama.
2.
Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah alat yang
digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam
pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
1.
Mesin diftafon
yaitu satu diantara mesin
kantor yang dimaksud sebagai mesin dikte atau mesin imla. Mesin diktafon
dipakai dalam soal mencatat surat, kata untuk kata dari dikte yang dikerjakan
dengan cara lambat-lambat, hingga mesin ini sangat mungkin supaya kata itu bisa
dicatat jadi tulisan oleh seseorang pegawai.
2. Mesin Komputer
Mesin computer bisa
disebutkan sebagai mesin kantor yang serbaguna. Mesin computer bekerja dengan
memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengeloaan data yang luas serta
bermacam. Diluar itu, terkecuali dapat memproses data mesin computer dapat juga
dipakai dalam menaruh data dengan kemampuan yang begitu besar.
3. Mesin stensil
Mesin stensil termasuk
juga satu diantara mesin pengganda dokumen yang ada banyak dipakai di kantor –
kantor sampai saat ini. Berdasar pada langkah kerja mesin stensil, ada dua
penggolongan yaitu mesin stensil manual serta mesin stensil listrik
4. Mesin scanner
Mesin scanner termasuk
juga semacam mesin pengganda yang bisa menyalin lagi kembali beragam sistem,
keadaan atau kondisi fisik satu lembaran atau kertas lewat pembuatan master
sheet lewat cara merekam.
Mesin scanner bekerja seperti mesin foto copy yang bisa menyalin satu dokumen. Bedanya, pada hasil copy dari mesin scanner, bukanlah ada dibawah tetapi selain dokumen aslinya.
Mesin scanner bekerja seperti mesin foto copy yang bisa menyalin satu dokumen. Bedanya, pada hasil copy dari mesin scanner, bukanlah ada dibawah tetapi selain dokumen aslinya.
6. Mesin facsimile
Mesin faksimile dimaksud
sebagai mesin telecopier yang bisa bekerja untuk memindahkan data dari satu
computer serta segera mencetaknya di beberapa tempat baik dekat atau jauh,
bahkan juga hingga ke lintas negara. kebanyakan mereka sudah menggunakan
mesin yg lebih canggih.
Mesin faksimile dimaksud sebagai copying machine lantaran dapat kirim info atau dokumen di beberapa tempat kurun waktu relatif singkat.
Mesin faksimile dimaksud sebagai copying machine lantaran dapat kirim info atau dokumen di beberapa tempat kurun waktu relatif singkat.
Mesin Komunikasi
Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor
adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di
lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
Perabot Kantor (Office
Furniture)
Perabot kantor adalah
benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan
tugas pekerjaan kantor.
Interior Kantor (Office
Arrangement)
Interior kantor adalah
benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan
sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
6.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan
ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor
sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor
menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :
- Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan
alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan
kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
- Menurut Littlefield dan Peterson dalam
bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang
tersedia.